Eğer bir konuşma yapmak zorunda kaldıysanız, bilerek yanlış bir başlık kullanmayı, fikrinizi gömmeyi yada meslektaş veya patronlarınızla başınızı belaya sokacak şeyler söyler misiniz?
Tabii ki hayır. Fakat çoğumuz bilinçsizce bu eylemleri e-posta yazarken yapabiliyoruz. Bu sadece bir özensizlik değil, yapılan yayın hataları elde etmeyi umduğumuz etkiyi azaltabilir ve hatta yok edebilir, en önemlisi güvenilirliğinizi sabote edebilir.
Daha İyi E-posta Yazmanın 7 Yolu
İşte en yıkıcı e-posta hatalarından yedi tanesi ve bunlardan nasıl kaçınabileceğinizi sizler için belirledik.
Hata 1: İpin Ucunun Kaçtığı Konu Başlıkları
Eski bir konu başlığının üzerinden yeni bir şeyler yazmaktan daha az yanıltıcı şey sayısı çok azdır. Konuyu “Re: Re: Re: Salı?” olduğunda alıcınız başlangıçta salı günü rutin bir toplantı planladığınızı düşüneceğinden çığır açan pazarlama fikirlerinden bahsettiğinizi bilmeyecek.
Nasıl düzeltirim: Kolay! Konu satırını yeni konuyu yansıtacak şekilde değiştirin. Eski bir iş konusunun yeni bir konuya evrilmesi durumunda konu başlığını değiştirmeye korkmayın. Örneğin “Re: Re: Re: Salı? ” yerine “Y kuşağını Yakalamak İçin Yeni Fikirler” kullanmanız alıcıyı yakalamanızı sağlar. Ayrıca alıcıların sizi ciddiye alması çok daha muhtemeldir.
Hata 2: E-postalarınızın Net Bir Noktası Olmaması
Neden hem zamanınızı hem de alıcınızın zamanını boşa harcayasınız ki? E-postanızın net bir noktası olmadığını, hatta bunu bir tema veya konuyla karıştırdığınızın farkında bile olmayabilirsiniz. İşte hızlı bir test. Bir cümleyle değinmek istediğiniz noktayı yüksek sesle söyleyebilir misiniz? Eğer söyleyemiyorsanız, bir grup fikri bir şemsiye altında biriktirip karşı tarafın zor işi yaparak bunları derlemesini beklemeniz gerekiyor demektir. Bunu yapan siz olmayın, bunun yerine gerçekten önemli olan konulara doğrudan vurgu yapan ve güzelce belirtebilen kişi olarak ün yapın.
Nasıl düzeltirim: Gönder tuşuna basmadan önce okuyucunuzun ne öğrenmesini istediğinize karar verin. Ne söylemek istediğinize yönelik doğru kelimeleri ekleyin, “İnanıyorum…” ile bitirebilirsiniz. Eğer dil bilgisi açısından uymuyorsa tam olarak bir noktanız olmadığı anlamına gelebilir. Bu testleri geçtikten sonra ilk üç cümlenizde göründüğünden emin olun ve söylemin başka yoluyla üzerini de kapatın. Bisikletli bir kurye gibi olduğunuzu düşünün ve taşıdığınız paketin de belirtmek istediğiniz nokta olduğunu hayal edin.
Hata 3: Karşılama Mesajını Atlama
E-postada insanlar genellikle Merhaba’yı atlar ancak diğer dostluklardan vazgeçseniz bile bu dostça jestin bir değeri vardır. Sadece bilinçaltında bile olsa alıcıyı hemen rahat ve memnuniyetli hissettiren anlık bir iletişim bağlantısı oluşturur. Ayrıca dinlendiğinizi düşünmek ve anlayabilmek için iyi bir bağlantı yöntemidir.
Nasıl düzeltirim: Her zaman hızlı bir karşılama ile başlayın. Birden çok kişiye yazıyorsanız, “Merhaba, ekip” veya “Herkese Merhaba,” yazmayı düşünün.
Hata 4: İçi Boş Teşekkür Etmek
Tek başına teşekkür etmek sizi bir sonraki aşamaya götürmez. Gerçekten söylenen şey “Sen bir şey yaptın ve ben bunu gördüm… belki.” Bu düşünceli bir yaklaşım tarzı değildir. Yorumunuzun alıcılarınız için bir anlamı olması, okumaya ve dinlemeye zaman ayıran biri olarak itibarınızı attırmak için onlara yaptıkları şeyin neden değerli olduğunu söylemeniz gerekir.
Nasıl düzeltirim: Ne için teşekkür ettiğinizi söyleyin. takdir ederken, kredi verirken veya ayrıntıları eklerken daime nedeni ekleyin, ne kadar çok o kadar iyi. E-postalarınızdaki takdiri nasıl ifade ettiğiniz konusunda açık olmak için zaman ayırmak, ekibinize bağlılığınızı gösterir ve güvenlerini kazanmanıza yardımcı olur.
Sadece teşekkür etmek yerine, toplantıyı düzenlediğiniz için teşekkür ederiz gibi bir söylem deneyin. Ayrıca bunu “Toplantıyı düzenlediğiniz için teşekkürler. Gönderdiğiniz düzenli güncellemeler ve son dakika değişikliklerini halletme şekliniz gerçekten toplantıya hazırlanıldığını hissetmemize yardımcı oldu.” gibi söylemlerle ifade edebilirsiniz.
Hata 5: Çok Fazla Kelime
Amacınız ve kullandığınız kelimeler iki farklı şeydir. Amacınız, mümkün olduğunca az kelime kullanmak olmalıdır. Çok fazla kelime karmaşısının olduğu uzun e-postalar asıl noktanın atlanmasına neden olunur. Hatta bazı durumlar gizlediğiniz bir şey olduğu izlenimini yaratabilir.
Nasıl düzeltirim: Sadece şu üç kurala uyun:
- Göndere basmadan önce “çok” ve “gerçekten” gibi gereksiz zarfları kesin.
- Gereğinden uzun paragrafları kesin, iki üç cümleden uzayan paragrafları kesmek iyi bir seçim olabilir.
- Üç veya daha fazla fikirden oluşan metin gruplarınız varsa madde işaretlerini kullanın. Bu şekilde fikirleri ön plana çıkarıp gereksiz kelimelerden kurtulacaksınız.
Hata 6: Dilbilgisi ve Yazım Hataları
Yeni mezun olsanız bile yazım hala önemlidir. Yazım, dilbilgisi ve doğruluk hataları bir okuyucu için dikkat dağıtıcı olabilir ve güvenirliğinize kolayca zarar verebilir.
Nasıl düzeltirim: Göndermeden önce yazım hatalarını tarayın ve her zaman yazım denetimi kullanın. Daha da iyi bir inceleme için e-postanızı yüksek sesle (sessizce) okuyun. Bu başka şekilde özdeşleşen hataları ve fazlalıkları görmenizi sağlayabilir. E-postanızı gözden geçirmeye yatırım yaptığınız süre etkisini büyük oranda gösterecektir.
Hata 7: Önerisiz Eleştiri
Eski bir bilgi, patron kendi personel toplantıları için şöyle bir kural koymuştur: Düzeltme için öneri sunmadan eleştiri yapmayın. Bu kural toplantıların hem moral hem de verimliliğinde çok büyük fark yaratmıştır. Aynısı E-postalar için de geçerlidir. En çok puan kazandıran durumlar yapıcı durumlardır, yıkıcı değildir. Ve yapıcı geri bildirim veren insanlar en fazla etkiye sahip olanlardır.
Nasıl düzeltirim: Bir daha bir fikri eleştiren E-posta gönderdiğinizde, eleştirinizin hemen ardından geliştirmeye yönelik öneriler ekleyin. Bu sadece bir problem çözücü olduğunuzu değil, aynı zamanda liderlik becerilerine de sahip olduğunuzu göstermiş olursunuz. Bu şekilde alıcılarınızla güçlü uzun vadeli iş ilişkileri geliştirme olasılığınız yükselir. Kimse gerçek hayatta çarpıp kaçan insanları sevmez, bu yüzden E-posta ile kurtulacağınızı sanmayın.
